Améliorez la gestion des projets et commandes avec SAP Project Systems (PS)

Améliorez la gestion des projets et commandes avec SAP Project Systems (PS)

Le module PS dans l’ERP de SAP est un module transverse qui vous aide à gérer vos projets (Project Management) et vos commandes dont la production se fait à l’unité (Portfolio Management). Un exemple d’une production qui se fait à l’unité pourrait être la fabrication d’un avion par Airbus.

Le module PS est bien entendu intéressant pour les chefs de projets, mais également pour les équipes qui travaillent sur la production de ces commandes. SAP PS vous permet en effet d’établir vos projets dans le temps, basés sur une date de début et une date de fin pour ainsi structurer le projet, puis avec le programme vous le divisez en éléments distincts ou tâches individuelles avec leurs propres délais et hiérarchisation.

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Intégration aux autres modules pour une gestion de projets efficace

Le module PS s’intègre parfaitement aux autres modules de SAP afin de gérer au mieux le timing du projet ou de la commande dans toute l’entreprise. Ici on peut donner l’exemple du service Achats et Approvisionnement qui reçoit les demandes d’achats automatiquement, avec leur prix maximum souhaité ainsi que leur date de besoin. Chaque élément du projet sera ainsi exécuté au bon moment.   Autre exemple, le module CO (comptabilité) permet de gérer en continu les coûts du projet en temps réel et d’en faire une analyse financière individuelle.

Il y a certains modules et sous-modules qui sont susceptibles d’être en lien avec le module PS. On peut citer ici les modules Logistique, Vente et Distribution, Materials Management (Gestion des Produits) pour avoir les bons matériaux au bon moment, production planning (PP) ou encore HR (ressources humaines) pour s’assurer d’avoir le personnel qualifié pour l’exécution du projet dans le temps. Le service RH peut ainsi anticiper un éventuel besoin d’intérimaires, ce qui a un coût qui sera automatiquement rapporté dans le projet dans SAP, pour ensuite connaître le coût réel du projet, ou de la production.

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Représentez le travail en OTP

Vous travaillerez avec un OTP (organigramme technique de projet) qui est une représentation de tout le travail qui doit être effectué pour la bonne exécution du projet, organisé sous forme de structure hiérarchique. L’OTP est un outil essentiel qui vous donne la meilleure vue d’ensemble du projet. L’OTP est votre base quand vous organisez le projet et ensuite elle sera la base de la coordination du celui-ci.

L’OTP indique la quantité de travail, le temps nécessaire et les coûts induits par le projet. Elle sert de base pour toutes les étapes de planification, telles que la pré-budgétisation des processus, la pré-budgétisation des coûts, l’ordonnancement, le planning, la planification des capacités ou le calcul du coût de revient ainsi que le contrôle du projet.

Les éléments de l’organigramme technique de projet sont par exemple des tâches ou des lots de travaux.

Optimisez la production et le budget d’un projet avec PS

Dans le module PS, chaque processus a un ensemble défini de tâches à exécuter. Ces tâches sont appelées le flux de processus (process flow). Typiquement, les étapes clés du projet sont :

  • Création des WBS (Work Breakdown Structure) – vous découpez votre projet en plusieurs ‘petites’ sections qui rendent le projet plus gérable et appréhendable
  • Créer un projet
  • Planification de projet
  • Budgétisation et validation
  • La mise en œuvre du projet
  • Achèvement du projet

La fonctionnalité essentielle du module SAP PS consiste donc à gérer toutes les étapes du projet de manière très efficace, de la planification à l’achèvement. SAP PS aide à la planification, au contrôle et à la collecte des coûts et des produits via des structures (WBS). Ces WBS permettent de mieux surveiller et gérer les coûts.

Photo by Headway and Marcin Jozwiak on Unsplash

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